A system of AI agents that takes routine work off the founder, so his time goes back to artists, deals and festivals.
Taken from Authentica's own operating plan.
Approvals, pitches, follow-ups and team corrections all pass through the founder.
Promoter research, open options and the CRM depend on memory and daily chasing.
Contracts, deposits, riders, travel and settlements live across WhatsApp and mail.
Calls with Tunis, New York, Buenos Aires or Cairo get mixed up between local times.
The founder talks to one place. Each agent has a single job, works on Authentica's real mail, calendar and boards, and asks before anything is sent or paid.
The director answers from every agent at once, and sends a summary every morning and every Monday.
Within 48 hours of a yes, one agent connected to the founder's real inbox: open options, promoters without a reply, pending deposits and this week's deadlines, delivered as a single report. The cost is credited if the project goes ahead.
Diagnosis, operations hub (CRM, master calendar, one board per artist), mail, booking and calendar agents.
Written process: request and feedback form, weekly chat digest, advancing, finance and the weekly metrics report.
Director agent with the full weekly and monthly rhythm, team training and handover.
Built on Authentica's own accounts, so the system stays with the agency. Prices in US dollars, euros as reference.
| Module | Includes | USD | EUR |
|---|---|---|---|
| Diagnosis | Processes, tools, access and priorities; four artist scorecards | 600 | 515 |
| Operations hub | Booking CRM, master calendar, one board per artist and The Passage, brief and approval templates | 700 | 600 |
| Written process | A fixed request and feedback form that feeds the CRM and boards; rules and message templates for what goes in writing; a weekly digest of exported key chats, with pending items loaded into the CRM. WhatsApp stays for quick conversation. The official WhatsApp Business API is assessed in the diagnosis and quoted separately only if needed | 600 | 515 |
| Sorting, summaries and draft replies in Gmail | 500 | 430 | |
| Booking & CRM | Promoter and festival research, follow-ups, pipeline twice a week | 900 | 775 |
| Advancing & travel | Contracts, riders, flights, hotels, visas, checklist per date | 900 | 775 |
| Finance | Deposits, settlements, commissions, receivables and due dates | 700 | 600 |
| Calendar & time zones | Meetings shown in every participant's local time, confirmations, 24 h and 1 h reminders, clash alerts, a daily agenda in the founder's time | 500 | 430 |
| Metrics | Weekly Spotify, social, ticketing and email dashboard per artist | 700 | 600 |
| Content archive | Inventory of show footage, videographer briefs, delivery tracking | 600 | 515 |
| Director | Orchestrates every agent; morning brief and weekly and monthly reviews | 900 | 775 |
| Security | Access, permissions and protocols | 300 | 260 |
| Training | Team session and user guide | 350 | 300 |
| Demo | Pipeline report from the real inbox, credited if the project goes ahead | 250 | 215 |
Tools run on Authentica's own subscriptions, about USD 100–200 a month in total (AI agent platform, task board, form tool). 50% on start and 50% on delivery of each phase; care plan for a minimum of three months; extra hours at USD 50.
Un sistema de agentes de IA que le saca al fundador el trabajo rutinario, para que su tiempo vuelva a los artistas, los acuerdos y los festivales.
Tomado del propio plan operativo de Authentica.
Aprobaciones, pitches, seguimientos y correcciones del equipo pasan por el fundador.
La búsqueda de promotores, las opciones abiertas y el CRM dependen de la memoria y de perseguir a diario.
Contratos, depósitos, riders, viajes y liquidaciones están repartidos entre WhatsApp y el mail.
Las llamadas con Túnez, Nueva York, Buenos Aires o El Cairo se confunden entre horas locales.
El fundador habla con un solo lugar. Cada agente tiene una sola tarea, trabaja sobre el mail, el calendario y los tableros reales de Authentica, y pide aprobación antes de enviar o pagar algo.
El director responde con la información de todos los agentes a la vez, y manda un resumen cada mañana y cada lunes.
En las 48 horas siguientes al sí, un agente conectado al mail real del fundador: opciones abiertas, promotores sin respuesta, depósitos pendientes y vencimientos de la semana, en un solo informe. El costo se descuenta si el proyecto sigue.
Diagnóstico, centro operativo (CRM, calendario maestro, un tablero por artista), agentes de mail, booking y agenda.
Proceso por escrito: formulario de pedidos y feedback, resumen semanal de chats, advancing, finanzas y el informe semanal de métricas.
Agente director con todo el ritmo semanal y mensual, formación del equipo y traspaso.
Armado sobre las cuentas propias de Authentica, para que el sistema quede en la agencia. Precios en dólares, con euros como referencia.
| Módulo | Incluye | USD | EUR |
|---|---|---|---|
| Diagnóstico | Procesos, herramientas, accesos y prioridades; cuatro scorecards de artista | 600 | 515 |
| Centro operativo | CRM de booking, calendario maestro, un tablero por artista y por The Passage, plantillas de brief y aprobación | 700 | 600 |
| Proceso por escrito | Un formulario fijo de pedidos y feedback que alimenta el CRM y los tableros; reglas y plantillas de mensaje sobre qué va por escrito; un resumen semanal de los chats clave exportados, con lo pendiente cargado en el CRM. WhatsApp sigue para conversar rápido. La API oficial de WhatsApp Business se evalúa en el diagnóstico y se cotiza aparte solo si hace falta | 600 | 515 |
| Clasificación, resúmenes y borradores de respuesta en Gmail | 500 | 430 | |
| Booking y CRM | Búsqueda de promotores y festivales, seguimientos, pipeline dos veces por semana | 900 | 775 |
| Advancing y viajes | Contratos, riders, vuelos, hoteles, visados, checklist por fecha | 900 | 775 |
| Finanzas | Depósitos, liquidaciones, comisiones, cobros y vencimientos | 700 | 600 |
| Agenda y husos horarios | Reuniones en la hora local de cada participante, confirmaciones, recordatorios a 24 h y 1 h, alertas de choque y agenda diaria en la hora del fundador | 500 | 430 |
| Métricas | Panel semanal de Spotify, redes, ticketing y email por artista | 700 | 600 |
| Archivo de contenido | Inventario del material de shows, briefs para videógrafos y seguimiento de entregas | 600 | 515 |
| Director | Coordina a todos los agentes; resumen diario y revisiones semanales y mensuales | 900 | 775 |
| Seguridad | Accesos, permisos y protocolos | 300 | 260 |
| Formación | Sesión con el equipo y guía de uso | 350 | 300 |
| Demo | Informe de pipeline desde el mail real, se descuenta si el proyecto sigue | 250 | 215 |
Las herramientas corren sobre suscripciones propias de Authentica, unos USD 100–200 al mes en total (plataforma de agentes de IA, tablero de tareas, herramienta de formularios). 50 % al inicio y 50 % al entregar cada fase; mantenimiento con un mínimo de tres meses; horas extra a USD 50.